Kiểm kê thấy thiếu hàng: đi tìm ở đâu trước khi nghĩ tới mất cắp
Kiểm kê xong, sổ ghi 40 món, đếm thật ra 37. Phản ứng đầu tiên của phần lớn chủ cửa hàng là nghĩ tới chuyện mất cắp — và đó gần như luôn là chỗ không nên nghĩ tới đầu tiên.
Không phải vì nhân viên lúc nào cũng ngay, mà vì trong danh sách nguyên nhân, mất cắp là nguyên nhân hiếm nhất và lại là nguyên nhân đắt nhất khi đoán sai. Nghi oan một người làm được việc thì mất người đó, và mất cả sự tin cậy của những người còn lại.
Dưới đây là thứ tự nên đi.
Một: hàng có còn trong cửa hàng mà không nằm đúng chỗ không
Chỗ hay giấu hàng nhất trong một cửa hàng nhỏ: tủ kính bày mẫu, hàng đang gói dở để trong kho, hàng khách đặt giữ chờ tới lấy, hàng mang đi chụp ảnh, hàng cho mượn trưng bày, hàng đang gửi thợ sửa hoặc đánh bóng.
Món nào rời khỏi kệ mà không qua một lần ghi đều thành hàng thiếu trên sổ. Đây là nhóm chiếm phần lớn chênh lệch ở cửa hàng nhỏ.
Hai: cùng một món có hai tên hoặc hai mã
Rất hay gặp khi hàng về từ hai mối, hoặc khi người nhập liệu đổi. Một mã ghi "vòng 8 ly", mã kia ghi "vòng size 8" — sổ thành hai dòng, đếm thành một.
Kiểu ngược lại cũng có: hai món khác nhau bị dồn vào một mã vì trông giống nhau, tới lúc đếm thì lệch cả hai chiều.
Cách kiểm nhanh: sắp danh sách theo tên rồi đọc lướt tìm mấy dòng na ná nhau.
Ba: bán rồi mà chưa trừ, hoặc trừ hai lần
Ca hay gặp nhất là đơn đổi trả: khách trả hàng, mình nhận lại nhưng quên nhập lại vào kho, hoặc nhập lại hai lần. Kế đó là đơn bán lúc đông khách ghi tay rồi quên nhập.
Món trong combo hoặc bộ cũng là chỗ lệch kinh điển: bán một bộ ba món mà sổ chỉ trừ một dòng.
Bốn: hàng hỏng, vỡ, hoặc đã cho đi
Đồ vỡ lúc lau dọn, dây đứt, món bị xước phải bỏ, món mang đi làm quà cho khách quen, món cho nhân viên dùng thử. Những việc này đều có thật và đều hợp lý — chỉ là ít ai ghi lại lúc nó xảy ra.
Cách chữa gọn: một cuốn sổ nhỏ để ngay chỗ hay làm vỡ, ghi một dòng ngay lúc đó. Đợi tới cuối tháng nhớ lại thì không ai nhớ nổi.
Năm: nhập thiếu ngay từ lúc nhận hàng
Nếu lô hàng nhận về được ghi theo phiếu của mối chứ không phải theo số đếm thật, thì mọi thiếu hụt từ phía mối đều thành thiếu hụt của mình.
Chỗ này chỉ chữa được bằng một thói quen: đếm khi nhận, đếm trước khi ký, và lệch thì báo ngay trong ngày — để lâu thì không còn đòi được nữa.
Khi đã đi hết năm bước mà vẫn thiếu
Tới lúc này mới là lúc nhìn tới khả năng thất thoát, và cách nhìn cũng nên khác với cách phần lớn người ta làm.
Đừng hỏi ai lấy. Hỏi chỗ nào hở. Cửa hàng nhỏ thường hở ở mấy chỗ giống nhau: kho không khoá, không ai đối chiếu đơn cuối ngày, một người vừa bán vừa nhập vừa kiểm, và không có ai ngoài chủ biết tổng số hàng.
Bịt mấy chỗ hở đó có ích cho tất cả, kể cả người làm ngay thẳng — vì khi có chênh lệch, người ta không bị nhìn bằng con mắt nghi ngờ nữa.
Nếu thật sự phải xử một việc cụ thể
Nói chuyện riêng, nói bằng con số, và đừng nói trước mặt người khác. Đừng trừ lương để bù hàng thiếu nếu chưa rõ chuyện — chuyện tiền lương có ràng buộc riêng, muốn làm gì cũng nên hỏi người có chuyên môn pháp lý trước.
Và nhớ một điều: chênh lệch không tự nó chứng minh được điều gì. Nó chỉ nói rằng sổ và thực tế đang không khớp.
Hàng thừa cũng là một tín hiệu
Ít người để ý chuyện này: kiểm kê ra thừa so với sổ cũng đáng đi tìm nguyên nhân y như thiếu.
Thừa thường có nghĩa là một đơn bán chưa được ghi, một lô nhập bị ghi hai lần, hoặc hàng trả lại của khách được nhập vào kho mà không trừ ở chỗ khác. Nếu là đơn bán chưa ghi thì tiền cũng đang nằm ngoài sổ, và đó mới là phần đáng lo.
Cửa hàng nào kỳ nào cũng ra vừa khít thì nên vui vừa phải — đôi khi đó là dấu hiệu người đếm đang đếm theo sổ chứ không đếm theo kệ.
Món nào lệch thì đáng tìm, món nào thì thôi
Không phải chênh lệch nào cũng đáng bỏ một buổi ra truy. Cân theo hai thứ: giá trị và khả năng lặp lại.
Lệch một món giá trị cao thì tìm tới cùng. Lệch vài món nhỏ mà mỗi kỳ đều lệch ở đúng nhóm ấy thì cũng phải tìm — không vì số tiền, mà vì nó đang chỉ ra một chỗ hở trong cách làm.
Còn lệch vài món nhỏ, không lặp lại, đã đi hết năm bước trên mà không ra: ghi nhận rồi điều chỉnh sổ cho khớp thực tế, và ghi rõ là điều chỉnh. Để sổ sai kéo dài còn tệ hơn, vì kỳ sau không ai biết con số nào là gốc.
Làm gì để lần sau đỡ mệt
- Đếm nhóm nhỏ, đếm thường xuyên — mỗi tuần một nhóm hàng, thay vì cả kho mỗi năm một lần. Lệch nhỏ tìm ra nhanh hơn nhiều.
- Đếm nhóm hàng đắt trước và đếm dày hơn. Mười món vàng bạc quan trọng hơn hai trăm món nhỏ.
- Ghi mọi đường ra của hàng, kể cả đường không phải bán: mượn, tặng, vỡ, gửi sửa.
- Hai người cùng đếm ở nhóm hàng giá trị, và đổi người mỗi kỳ.
Ba điều gọn lại
Một. Chênh lệch khi kiểm kê phần lớn đến từ ghi chép, không từ mất cắp. Đi hết năm nguyên nhân kia trước đã.
Hai. Hỏi "chỗ nào hở" thay vì "ai lấy". Bịt chỗ hở bảo vệ luôn cả người làm ngay thẳng khỏi bị nghi.
Ba. Đếm nhóm nhỏ hằng tuần dễ hơn kiểm cả kho mỗi năm, và tìm ra lệch lúc còn lần được nguyên nhân.