Nhận hàng ký gửi: được gì, mất gì, và bảy điều phải chốt bằng chữ

Có người mang tới vài món nhờ bày bán hộ, ăn chia sau khi bán. Nghe như không mất gì: không phải bỏ vốn, bán được thì có lời, không bán được thì trả lại.

Thực tế thì hàng ký gửi có cái giá riêng của nó, và phần lớn rắc rối đến từ những thứ không được chốt từ đầu.

Ký gửi được gì và mất gì

Cân cho rõ trước khi nhận.

Được: không phải bỏ vốn. Đây là lý do chính, và nó thật — nhất là với hàng đắt hoặc hàng bạn chưa chắc bán được.

Được: thêm mẫu mã cho tiệm mà không tăng tồn kho.

Mất: chỗ trưng bày. Đây là cái giá thật mà ít người tính. Một chỗ trên kệ dành cho hàng ký gửi là chỗ không dành cho hàng của mình — mà hàng của mình thì lời cao hơn.

Mất: công. Bán, giữ, lau, đếm, và trả lời khách về một món mình không rành bằng hàng của mình.

Mất: rủi ro. Hàng hỏng, mất, khách làm rơi — không có thoả thuận thì đây là chỗ mất lòng nhất.

Nói gọn: ký gửi không phải là miễn phí, nó chỉ là trả bằng thứ khác. Biết vậy thì mới định được mức ăn chia hợp lý.

Bảy điều phải chốt bằng chữ

Không cần hợp đồng dài — một tờ giấy hoặc một tin nhắn ghi rõ là đủ, miễn cả hai cùng có bản.

Danh sách món, kèm ảnh. Tên, số lượng, tình trạng lúc nhận. Ảnh chụp từng món là phần quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ nhất.

Giá bán và ai được quyết giá. Chủ hàng đặt giá cứng, hay tiệm được linh động trong một khoảng.

Tỉ lệ ăn chia, tính trên giá nào. Trên giá bán thực tế hay giá niêm yết — hai con số này khác nhau khi có giảm giá.

Ai chịu khi hàng hỏng, mất, hoặc khách làm rơi. Đây là điều dễ bỏ qua nhất và gây mất lòng nhất.

Thời hạn ký gửi. Bao lâu thì trả lại nếu không bán được.

Khi nào thanh toán. Ngay sau khi bán, hay gom theo tháng.

Ai giữ hoá đơn và xuất cho khách thế nào. Cả về phần giấy tờ lẫn phần đổi trả sau bán.

Chỗ gây mất lòng nhiều nhất

Ba tình huống, đều đoán trước được.

Hàng hỏng trong lúc trưng bày. Không có thoả thuận thì chủ hàng nghĩ tiệm phải đền, tiệm nghĩ đó là rủi ro của việc ký gửi. Cả hai đều thấy mình đúng.

Tiệm giảm giá để bán. Chủ hàng nhận về ít hơn con số họ hình dung. Đây là lý do phải chốt rõ ai được quyết giá và ăn chia tính trên giá nào.

Hàng nằm lâu. Tiệm muốn trả lại, chủ hàng muốn để thêm. Không có thời hạn thì chuyện này kéo dài và làm hỏng quan hệ.

Điểm chung: cả ba đều xử được bằng một dòng chốt từ đầu, và không xử được bằng thiện chí lúc đã xảy ra.

Tính mức ăn chia cho đúng

Đừng lấy một con số nghe quen rồi áp.

Ba thứ nên cân: chỗ trưng bày món đó chiếm — món to chiếm nhiều thì phần chia phải khác món nhỏ; công bán — hàng cần giải thích nhiều thì tốn thời gian nhân viên; và vòng quay — món bán nhanh khác hẳn món nằm ba tháng.

Cách tự kiểm đơn giản: so với hàng của chính mình đặt ở đúng chỗ đó. Nếu phần bạn nhận từ ký gửi thấp hơn phần lời của hàng mình, thì bạn đang dùng chỗ tốt để làm việc kém lời hơn — trừ khi món ký gửi kéo được khách vào.

Còn nếu chủ hàng là người quen, người trong nhà, thì càng nên ghi rõ chứ không phải càng nên xuề xoà. Quan hệ càng thân thì chuyện tiền không rõ càng dễ thành chuyện lớn.

Khi bạn là người đi ký gửi

Đổi vai, vì nhiều người bán vật phẩm cũng từng ở phía này.

Chọn tiệm có khách hợp với món của bạn, không chọn tiệm đông nhất. Món để sai chỗ thì nằm mãi dù tiệm đông.

Giữ bản danh sách và ảnh của chính mình. Đừng chỉ dựa vào bản của tiệm.

Hỏi rõ món sẽ được đặt ở đâu. Trong tủ kính hay góc khuất là hai chuyện khác hẳn.

Ghé lại định kỳ. Vừa để xem tình trạng món, vừa để giữ liên lạc — hàng của người hay ghé thường được chăm hơn, đó là tự nhiên.

Đừng ký gửi món có kỷ niệm. Nếu mất hoặc hỏng thì tiền đền không giải quyết được gì.

Ghi sổ và đếm: giữ cho không lẫn với hàng mình

Phần vận hành hằng ngày, và là chỗ nhiều tiệm vấp sau vài tháng.

Đánh dấu riêng hàng ký gửi. Một ký hiệu trên tem giá là đủ. Không đánh dấu thì sau ba tháng chính bạn cũng không nhớ món nào của ai — nhất là khi có nhiều chủ hàng.

Ghi ngay khi bán, đừng gom cuối tháng. Bán xong mới nhớ ra là hàng ký gửi thì con số đã lẫn vào doanh thu chung.

Đếm hàng ký gửi cùng lúc với đếm kho, và ghi thành mục riêng. Số này không phải tài sản của tiệm nên không tính vào tồn kho của mình — lẫn vào là báo cáo sai.

Gửi chủ hàng một bản cập nhật định kỳ, dù chưa bán được món nào. Một tin nhắn mỗi tháng giữ được quan hệ tốt hơn nhiều so với im lặng rồi giải thích khi họ hỏi.

Và khi trả hàng, chụp ảnh lúc trả và xin xác nhận đã nhận — bước cuối này khép lại trách nhiệm cho cả hai bên.

Ba điều gọn lại

Một, ký gửi không miễn phí — nó trả bằng chỗ trưng bày, bằng công, và bằng rủi ro; biết vậy mới định được mức ăn chia hợp lý.

Hai, chốt bằng chữ bảy điều, trong đó ba điều hay bị bỏ nhất là ảnh từng món lúc nhận, ai chịu khi hàng hỏng, và thời hạn ký gửi.

Ba, chủ hàng là người quen thì càng nên ghi rõ chứ không phải càng xuề xoà — quan hệ càng thân thì chuyện tiền không rõ càng dễ thành chuyện lớn.