Đặt mã hàng và dán nhãn cho cửa hàng nhỏ: làm một lần cho đúng
Mục này đã có bài về quản tồn kho và về kiểm kê thấy thiếu hàng. Cả hai bài đều dựa trên một điều kiện mà nhiều cửa hàng nhỏ chưa có: mỗi món hàng có một cái tên duy nhất để ghi vào sổ. Không có cái tên đó, việc đếm hàng chỉ là đếm "khoảng chừng", và mất món nào cũng không biết.
Bài này nói về chuyện đặt mã và dán nhãn: làm thế nào cho đủ dùng, không rối, và không làm xấu món hàng trên kệ.
Vì sao cửa hàng vật phẩm đặc biệt cần mã
Hàng phong thuỷ có mấy đặc điểm khiến việc gọi tên bằng lời rất dễ nhầm:
- Nhiều món na ná nhau. Ba chiếc vòng thạch anh tím cỡ hạt khác nhau một chút, hai con tỳ hưu cùng chất liệu khác nhau tư thế. Nói "vòng tím" thì không biết là chiếc nào.
- Giá chênh nhau theo chi tiết nhỏ. Cỡ hạt, độ trong, khối lượng, đường chạm. Hai món nhìn giống nhau có thể cách nhau nhiều lần về giá.
- Có nhiều món chỉ có một chiếc. Đá tự nhiên, đồ chạm tay, mỗi chiếc một khác. Bán đi là hết.
Không có mã, cuối tháng nhìn sổ thấy "bán 12 vòng thạch anh" mà không biết là loại nào bán chạy, loại nào nằm im.
Một mã nên gồm những phần nào
Không cần phức tạp. Một mã dễ dùng thường có ba phần, nối với nhau bằng gạch ngang:
- Nhóm hàng: vài chữ cái viết tắt. Ví dụ VT cho vòng tay, TH cho tỳ hưu, QC cho quả cầu.
- Chất liệu hoặc dòng: vài chữ cái nữa. Ví dụ TA cho thạch anh, MN cho mã não.
- Số thứ tự: tăng dần, không bao giờ dùng lại số đã dùng.
Như vậy một chiếc vòng thạch anh có thể là VT-TA-0153. Đọc lên là biết ngay nhóm, chất liệu, và tra sổ là ra mọi chi tiết còn lại: cỡ hạt, khối lượng, ngày nhập, mối nhập, giá nhập, giá bán.
Đừng nhồi quá nhiều thông tin vào mã, như cỡ hạt, giá, tên mối. Mã dài thì viết sai, đọc sai. Những thông tin đó để trong sổ.
Hàng nhiều chiếc giống nhau và hàng một chiếc
Đây là chỗ hay rối nhất.
- Hàng sản xuất đồng loạt, giống hệt nhau, cùng giá: dùng một mã cho cả loại, sổ ghi số lượng. Ví dụ 20 chiếc móc khoá cùng mẫu chung một mã.
- Hàng một chiếc như đá tự nhiên, đồ chạm tay: mỗi chiếc một mã riêng. Sổ ghi thêm khối lượng và kích thước, tốt nhất là kèm một tấm ảnh chụp chính món đó.
- Hàng cùng mẫu khác cỡ như vòng cùng loại đá khác cỡ hạt: nên tách mã theo cỡ, vì giá khác nhau và khách hỏi theo cỡ.
Ảnh chụp từng món một chiếc nghe có vẻ tốn công, nhưng nó giải quyết được rất nhiều chuyện về sau: khách hỏi qua tin nhắn, đối chiếu khi kiểm kê, chứng minh khi có tranh cãi về món đã bán.
Dán nhãn ở đâu cho khỏi xấu món
Nhãn dán to giữa mặt tượng làm hỏng cả món hàng. Mấy cách hay dùng:
- Tượng, quả cầu, đồ bày: dán nhãn nhỏ dưới đáy. Không dán lên mặt đá đánh bóng vì keo để lại vệt.
- Vòng tay, chuỗi hạt: buộc thẻ giấy nhỏ bằng chỉ, không dán trực tiếp lên hạt.
- Trang sức trong tủ: thẻ treo nhỏ hoặc để món trong túi, hộp có ghi mã bên ngoài.
- Món gỗ, món có sơn: cẩn thận với keo, thử trước ở chỗ khuất vì có loại keo bóc ra làm tróc sơn.
Giá bán có thể để trên cùng nhãn hoặc tách riêng. Nếu khu vực của mình quen cách niêm yết giá rõ ràng, nên để giá thấy được. Khách ngại hỏi giá thường bỏ đi.
🔴 Mã chỉ có ích khi mọi lần bán đều ghi mã
Đây là chỗ hệ thống mã chết nhiều nhất. Mã được đặt cẩn thận lúc nhập hàng, nhưng lúc bán lại ghi "vòng tím 1 chiếc" hoặc không ghi gì vì đang đông khách. Một tháng sau, sổ kho và hàng trên kệ lệch nhau, và không ai biết lệch ở đâu.
Nguyên tắc không có ngoại lệ:
- Bán món nào ghi mã món đó, kể cả khi bán vội, bán cho người quen, tặng kèm hay đổi hàng.
- Tháo nhãn ra khi gói thì giữ lại nhãn trong một hộp ở quầy cho tới khi đã ghi sổ xong.
- Món hỏng, vỡ, lấy ra dùng trang trí cũng phải ghi xuất, kèm lý do.
- Đổi hàng là hai dòng: nhập lại món cũ, xuất món mới.
Nếu có dùng phần mềm bán hàng, các nguyên tắc này vẫn y nguyên. Phần mềm chỉ giúp nhanh hơn, không giúp nhân viên nhớ ghi.
Có cần mã vạch không
Với cửa hàng vài trăm món, sổ tay hoặc bảng tính là đủ. Mã vạch và máy quét có ích khi:
- Số món lên tới mức tra tay mất thời gian.
- Có nhiều người cùng bán, cần giảm lỗi gõ.
- Bán cả ở cửa hàng và trên mạng, cần trừ kho chung.
Nếu dùng, in mã vạch lên nhãn nhỏ, và vẫn in kèm mã chữ dễ đọc. Máy quét hỏng một ngày thì nhân viên vẫn đọc được.
Những lỗi làm hỏng sổ kho
- Dùng lại số cũ sau khi món đã bán. Hai món khác nhau có cùng mã trong lịch sử là sổ rối không gỡ được.
- Mỗi người đặt mã một kiểu. Phải có một bảng chữ viết tắt chung, dán ở quầy.
- Nhập hàng xong mới đặt mã "khi rảnh". Hàng lên kệ trước khi có mã là hàng có thể bán mà không ai ghi.
- Mã đặt theo giá. Giá đổi thì mã sai.
Bắt đầu với cửa hàng đang bán dở
Nếu cửa hàng đã chạy mà chưa có mã, đừng cố làm hết trong một ngày. Chọn một buổi vắng khách, làm theo từng kệ: đếm, chụp ảnh món một chiếc, đặt mã, dán nhãn, ghi sổ. Kệ nào xong thì từ đó bán là ghi mã. Vài tuần là phủ hết cửa hàng.
Nói gọn lại
Mã hàng chỉ cần ba phần: nhóm, chất liệu, số thứ tự không dùng lại. Món một chiếc mỗi chiếc một mã kèm ảnh. Nhưng tất cả chỉ có giá trị khi lần bán nào cũng ghi đúng mã, kể cả lúc đông khách nhất.