Quản tồn kho cửa hàng vật phẩm: đếm gì, bao lâu một lần, và xử hàng nằm lâu
Với cửa hàng vật phẩm, tồn kho là chỗ chôn tiền lớn nhất mà lại khó thấy nhất — vì tiền nằm dưới dạng hàng trên kệ chứ không phải số dư trong tài khoản. Nhiều cửa hàng doanh thu ổn nhưng luôn thiếu tiền mặt, và lý do gần như luôn nằm ở đây. Bài này nói về cách đếm, nhịp kiểm, và xử hàng nằm lâu.
Vì sao tồn kho là chỗ khó thấy
Ba lý do. Thứ nhất, hàng nhập rồi thì tiền đã đi, nhưng nó vẫn trông như tài sản nên người ta không thấy xót. Thứ hai, hàng vật phẩm không hỏng theo hạn dùng nên không có gì nhắc bạn rằng nó đang nằm quá lâu. Thứ ba, mỗi món một khác — đá, gỗ, vân, cỡ — nên đếm khó hơn hàng tiêu chuẩn nhiều.
Kết quả quen thuộc: kệ đầy, khách vẫn hỏi món không có, và tiền thì kẹt trong những món đã nằm hai năm.
Đếm gì: ba nhóm số
Số lượng tồn — bao nhiêu món mỗi loại. Đây là con số ai cũng đếm.
Giá vốn đang nằm trong kho — tổng tiền bạn đã bỏ ra cho số hàng đang có. Con số này mới là con số đáng nhìn, và nhiều chủ cửa hàng chưa từng tính.
Tuổi hàng — mỗi món nằm kho bao lâu rồi. Đây là con số ít người theo dõi nhất mà lại quyết định nhiều nhất. Ghi ngày nhập ngay từ lúc nhập là đủ để có nó.
Ba con số này trả lời ba câu khác nhau: còn hàng để bán không, đang kẹt bao nhiêu tiền, và tiền kẹt ở đâu.
Nhịp kiểm kê
Không cần đếm toàn bộ mỗi tháng. Cách nhiều cửa hàng nhỏ dùng:
- Hằng tuần — đếm nhóm bán chạy nhất, thường chỉ vài chục món. Mục đích là không để hết hàng bán tốt.
- Hằng tháng — đếm nhóm giá trị cao, dù ít món. Mục đích là phát hiện sớm mất mát.
- Hai lần một năm — kiểm toàn bộ, đối chiếu sổ với thực tế.
Kiểm toàn bộ nên làm vào lúc vắng khách và nên có hai người — một người đếm, một người ghi. Đếm một mình thì sai nhiều hơn người ta tưởng, nhất là với hàng nhỏ để chung khay.
Đánh mã cho hàng mỗi món một khác
Đây là khó khăn riêng của ngành này. Hai món cùng mẫu nhưng khác vân, khác cỡ, khác giá — nếu gộp chung một mã thì sổ sách không khớp thực tế.
Cách phổ biến: mã theo nhóm cho hàng phổ thông — vòng cùng loại đá cùng cỡ hạt thì chung mã; và mã riêng từng món cho hàng giá trị cao — mỗi pho tượng, mỗi món độc bản một mã.
Ngưỡng chia hai nhóm thì tuỳ cửa hàng, nhưng có ngưỡng rõ ràng thì mọi người làm giống nhau. Dán nhãn mã lên hộp hoặc lên đáy món, và chụp ảnh món giá trị cao kèm mã — việc này cứu bạn khi cần đối chiếu.
Hàng nằm lâu: nhận ra và xử
Đây là phần đáng làm nhất. Lọc danh sách theo tuổi hàng và bạn sẽ thấy một nhóm đã nằm rất lâu — ở phần lớn cửa hàng, nhóm này chiếm tỷ lệ đáng kể về giá trị.
Với hàng nằm quá lâu, vài cách xử mà nhiều nơi dùng:
- Đổi chỗ trưng bày. Nhiều món không bán được đơn giản vì nằm ở góc khuất. Thử đưa lên vị trí tốt một tháng trước khi kết luận là hàng khó bán.
- Gộp thành bộ với món bán chạy, bán theo combo.
- Giảm giá dứt khoát thay vì giảm nhỏ giọt nhiều lần. Giảm nhỏ giọt kéo dài thời gian mà vẫn không giải phóng được tiền.
- Dùng làm quà tặng kèm cho đơn giá trị lớn — vừa giải phóng kho vừa tạo thiện cảm.
- Trả lại nhà cung cấp nếu có thoả thuận. Đây là điều nên hỏi ngay từ lúc đặt hàng chứ đừng hỏi khi đã ế.
Một cách nghĩ giúp quyết nhanh: tiền kẹt trong hàng ế là tiền không dùng để nhập hàng bán chạy. Giữ giá cho một món đã nằm hai năm thường tốn hơn là bán lỗ một chút.
Hao hụt, vỡ và mất
Với hàng dễ vỡ thì có tỷ lệ hao là chuyện bình thường. Điều nên làm là ghi lại mỗi lần vỡ — món gì, ở đâu, do đâu. Sau vài tháng bảng đó thường chỉ ra một nguyên nhân lặp lại: một vị trí trưng bày nguy hiểm, một thao tác trong quy trình, hay một kiểu đóng gói.
Chênh lệch giữa sổ và thực tế thì đừng vội quy cho ai. Ba nguyên nhân phổ biến hơn trộm cắp nhiều: ghi nhầm mã khi bán, quên ghi món tặng kèm hoặc món đổi cho khách, và đếm sai lần trước.
Nếu chênh lệch lặp lại ở cùng một nhóm hàng, hãy xem lại quy trình trước khi xem lại con người.
Nhập thêm: tính theo gì
Đừng nhập theo cảm giác "sắp hết". Ba con số đủ để quyết: bán được bao nhiêu món mỗi tháng, mất bao lâu để hàng về kể từ lúc đặt, và còn bao nhiêu.
Nếu một mẫu bán được khoảng mười món mỗi tháng và hàng về mất nửa tháng, thì khi còn khoảng năm sáu món là lúc đặt — chứ không phải khi còn một.
Với hàng mới chưa có lịch sử bán, nhập ít trước và xem phản ứng. Nhập nhiều một mẫu chưa kiểm chứng là cách nhanh nhất tạo ra hàng nằm lâu.
Mùa vụ
Ngành này có mùa rõ: cuối năm và dịp Tết, mùa cưới, mùa khai trương. Hàng mùa vụ cần đặt trước vì cận dịp thì khan và đắt.
Nhưng đây cũng là chỗ dễ ôm hàng nhất. Hai nguyên tắc giảm rủi ro: ưu tiên mẫu bán được cả năm thay vì mẫu chỉ hợp một dịp; và với mẫu chỉ hợp một dịp thì nhập vừa phải và chấp nhận hết sớm, thay vì nhập nhiều rồi ôm qua năm sau.
Sổ tay hay phần mềm
Với cửa hàng nhỏ, một bảng tính đơn giản là đủ và dễ duy trì hơn một phần mềm phức tạp không ai dùng. Cột tối thiểu: mã, tên, ngày nhập, giá vốn, số lượng, vị trí trưng bày.
Điều quyết định không phải công cụ mà là có người chịu trách nhiệm cập nhật và cập nhật ngay lúc phát sinh. Sổ ghi cuối ngày theo trí nhớ thì sai, và sai vài lần là không ai tin sổ nữa — lúc đó công cụ nào cũng vô dụng.
Tóm lại
Đếm ba nhóm số: số lượng, giá vốn đang nằm trong kho, và tuổi hàng. Nhịp kiểm chia ba mức thay vì đếm tất cả mỗi lần. Đánh mã theo nhóm cho hàng phổ thông và mã riêng cho hàng giá trị cao.
Hàng nằm lâu thì đổi chỗ trưng bày trước khi kết luận khó bán, và nếu phải giảm giá thì giảm dứt khoát. Tiền kẹt trong hàng ế là tiền không dùng để nhập hàng bán chạy.