Dòng tiền: vì sao có lãi trên giấy mà vẫn hết tiền

Cửa hàng bán được, sổ sách ghi có lãi, mà tới ngày trả tiền hàng thì không đủ tiền. Chuyện này xảy ra thường xuyên và không phải vì chủ cửa hàng tính sai — mà vì lãi và tiền mặt là hai thứ khác nhau.

Lãi là con số cuối kỳ. Tiền mặt là thứ nằm trong két hôm nay. Bạn có thể lãi cả năm mà chết vì hết tiền trong một tháng.

Vì sao hai con số lệch nhau

• Tiền ra trước, tiền vào sau — nhập hàng trả ngay, bán thì bán dần.
• Hàng tồn là tiền đang nằm im trên kệ, không dùng được.
• Bán trả chậm cho khách sỉ là lãi đã ghi nhưng tiền chưa về.
• Khoản mua sắm lớn trừ vào tiền ngay nhưng phân bổ vào chi phí nhiều tháng.
• Lãi trên giấy cao mà két rỗng là dấu hiệu tiền đang kẹt ở đâu đó.

Tiền kẹt ở đâu

1. Hàng nằm lâu không bán — đếm xem bao nhiêu tiền đang ở đó.
2. Khách nợ: ai nợ, bao nhiêu, quá hạn bao lâu.
3. Hàng ký gửi, hàng gửi bán ở chỗ khác.
4. Tiền cọc mặt bằng — khoản lớn mà nhiều người quên tính.
5. Viết ra bốn con số này là thấy ngay tiền của mình đang ở đâu.

Bảng dòng tiền đơn giản

• Một cột cho mỗi tuần, bốn tới tám tuần tới.
• Dòng trên: tiền dự kiến vào — bán lẻ, khách sỉ trả nợ.
• Dòng dưới: tiền phải chi — tiền hàng, thuê, lương, điện nước.
• Dòng cuối: còn lại bao nhiêu sau mỗi tuần.
• Bảng này làm bằng giấy cũng được; điều quan trọng là cập nhật hằng tuần.

Mùa vụ của mặt hàng này

1. Cận Tết và mùa lễ thì bán chạy, nhưng phải nhập hàng từ trước đó nhiều tuần.
2. Nghĩa là tiền ra sớm hơn tiền vào đúng vào lúc cần nhiều tiền nhất.
3. Tháng sau mùa thì vắng mà chi phí cố định vẫn chạy.
4. Để dành từ mùa cao điểm cho những tháng trũng.
5. Nhìn số liệu năm trước của chính mình thay vì nghe kể chung chung.

Nhập hàng: chỗ dễ chôn tiền nhất

• Chiết khấu lấy nhiều nghe rất hợp lý — cho tới khi hàng nằm sáu tháng.
• Tính xem món đó bán hết trong bao lâu trước khi lấy thêm.
• Nhập ít, nhập thường xuyên thì tiền quay vòng nhanh hơn.
• Hỏi nhà cung cấp về công nợ: trả chậm bao lâu, điều kiện gì.
• Đừng lấy hàng chỉ vì đang có tiền trong tài khoản.

Bán chịu cho khách quen

1. Ghi rõ ngày phải trả ngay lúc bán, không phải "khi nào có".
2. Có sổ nợ và đối chiếu định kỳ với khách.
3. Đặt hạn mức cho mỗi khách, đừng để mở.
4. Nhắc trước hạn một lần, nhẹ nhàng, không đợi quá hạn mới nói.
5. Nợ khó đòi thì ghi nhận thật, đừng để nó nằm trong sổ như tiền sống.

Chi phí cố định — biết con số mỗi tháng

• Thuê mặt bằng, lương, điện nước, mạng, phần mềm — cộng lại một con số.
• Chia cho số ngày mở cửa để biết mỗi ngày phải bán bao nhiêu mới hoà.
• Con số đó nên dán ở chỗ mình thấy hằng ngày.
• Chi phí tăng mà giá không đổi thì lãi mỏng dần mà không ai để ý.
• Rà lại các khoản cố định mỗi quý.

Đệm tiền mặt

1. Giữ một khoản đủ trả chi phí cố định vài tháng — càng nhiều càng ngủ ngon.
2. Để riêng, đừng trộn với tiền bán hàng hằng ngày.
3. Không dùng khoản đó để nhập thêm hàng.
4. Vay để lấp lỗ dòng tiền thì phải biết trả bằng nguồn nào.
5. Chuyện vay mượn thì hỏi người có chuyên môn tài chính, đừng quyết vội.

Hàng ký gửi và hàng gửi bán

• Hàng của mình gửi nơi khác bán vẫn là tiền của mình đang nằm ngoài tầm mắt.
• Đối chiếu định kỳ: còn bao nhiêu món, bán được bao nhiêu, tiền về khi nào.
• Có biên bản giao nhận ghi rõ số lượng và giá.
• Ai chịu rủi ro nếu hàng hỏng hay mất — hỏi và ghi ra.
• Hàng gửi lâu không bán thì lấy về, để đó là chôn tiền hai lần.

Trộn tiền nhà với tiền cửa hàng

1. Đây là lỗi phổ biến nhất ở cửa hàng nhỏ, và nó làm mọi con số thành vô nghĩa.
2. Một tài khoản riêng cho cửa hàng là việc làm được ngay.
3. Tự trả cho mình một khoản cố định hằng tháng thay vì rút tuỳ hứng.
4. Chi tiêu cá nhân thì ghi là rút vốn, không ghi là chi phí.
5. Không tách được thì không biết cửa hàng lời hay lỗ.

Khuyến mãi và xả hàng

• Giảm giá làm tiền về nhanh nhưng ăn thẳng vào lãi.
• Xả hàng nằm lâu vẫn đáng nếu nó giải phóng vốn để nhập món bán chạy.
• Tính trước mức giảm tối đa mà vẫn trên giá vốn.
• Đừng giảm giá đại trà khi chỉ vài món ế.
• Khách quen thấy giá nhảy liên tục sẽ chờ đợt sau mới mua.

Khi phải quyết trong tuần này

1. Nhìn bảng bốn tuần trước đã, đừng quyết theo cảm giác két đang đầy.
2. Ưu tiên chi: lương, thuê, thuế — ba khoản không hoãn được.
3. Hoãn được thì hoãn khoản mua sắm chưa cấp thiết.
4. Gọi cho nhà cung cấp xin giãn vài ngày còn hơn trễ mà im lặng.
5. Nói trước thì giữ được quan hệ, nói sau thì mất.

Bán online cùng lúc với cửa hàng

• Sàn giữ tiền vài ngày tới vài tuần — đó là dòng tiền chậm hơn bán tại quầy.
• Phí sàn, phí vận chuyển, phí thanh toán trừ dần vào từng đơn.
• Đơn hoàn về thì tiền đi ngược, mà hàng có khi hỏng.
• Tính chi phí đóng gói vào giá, đừng coi là khoản vặt.
• Theo dõi riêng dòng tiền của kênh online để biết nó đang góp hay đang hút.

Dấu hiệu sớm cần để ý

1. Tháng nào cũng phải xoay tiền trả hàng dù doanh thu không giảm.
2. Kho đầy hơn mọi khi mà doanh thu đứng yên.
3. Sổ nợ khách dài thêm mỗi tháng.
4. Phải rút tiền cá nhân bù vào cửa hàng nhiều lần liên tiếp.
5. Thấy hai dấu hiệu trở lên thì dừng nhập hàng một nhịp và ngồi tính lại.

Ba việc không phụ thuộc sổ sách

• Nghĩa vụ thuế và giấy tờ kinh doanh thì theo quy định.
• Lương nhân viên thì trả đúng hạn.
• Hợp đồng thuê mặt bằng thì theo hợp đồng.

Ba dòng trên lặp ở nhiều bài trong mục này, và lặp là cố ý.

Cửa hàng đóng cửa vì hết tiền chứ ít khi vì hết lãi. Một bảng bốn tuần cập nhật mỗi tuần, một tài khoản riêng, và một con số "mỗi ngày phải bán bao nhiêu mới hoà" dán ở chỗ dễ thấy — ba thứ đó rẻ, làm được ngay, và chúng cảnh báo bạn sớm hơn mọi báo cáo cuối năm.